Mehr Arztzeit - 10 Tipps für eine effizienter organisierte Praxis

So senken Sie den Aufwand für administrative Aufgaben

Drängen auf Bürokratieabbau im Gesundheitswesen

 „Die Anzahl der Gesetze und Gesetzesänderungen, Richtlinien, Verordnungen und Ausführungsbestimmungen, die direkt und indirekt auf die ärztliche Tätigkeit Einfluss haben, hat jedes vernünftige Maß überschritten.“ In seiner Pressemitteilung vom 15. Mai findet der Marburger Bund deutliche Worte und veröffentlicht gleichzeitig Vorschläge zur Entbürokratisierung im Gesundheitswesen. Den Druck auf den Gesetzgeber erhöhen auch andere Verbände und Interessenvertreter der Wirtschaft. Welche Vorschläge das Bundesministerium für Gesundheit letztlich umsetzen wird, ist ebenso ungewiss wie deren tatsächliche Auswirkung auf die Arztzeit. Wir empfehlen: Warten Sie nicht auf gesetzlich verordnete Entbürokratisierungsmaßnahmen, sondern werden Sie selbst aktiv.

Unsere Tipps für die perfekt organisierte Praxis

Ein gutes Praxismanagement zielt darauf ab, effiziente Strukturen zu schaffen, ohne größeren Zeitverlust zu arbeiten, Ressourcen zu schonen sowie die Kosten und den Gewinn einer Arztpraxis in das richtige Verhältnis zu setzen. Auch digitale Lösungen können helfen, den administrativen Aufwand zu reduzieren. Mit den nachfolgenden Tipps können Sie schon morgen Ihre Praxisabläufe wirtschaftlicher gestalten und Zeit gewinnen für Ihre eigentlichen ärztlichen Aufgaben: die Beratung und Behandlung Ihrer urologischen und uro-onkologischen Patienten.

Tipp 1: Routinen analysieren und Abläufe optimieren

Dokumentieren Sie über einen Monat oder ein Quartal hinweg die theoretische Terminplanung und die realen Abläufe in Ihrer Praxis. Wann ist die Nachfrage besonders hoch? Wo entstehen Staus und wo Leerläufe? Gibt es Termine, die regelmäßig länger dauern als geplant? Analysieren Sie Ihre Terminplanung genau und verbessern Sie sie an den Punkten, die Sie für Ihre Praxis identifizieren können. Gruppieren Sie beispielsweise ähnliche Untersuchungen oder Behandlungen im Terminkalender und führen Sie sie im Block durch. Achten Sie darauf, Termine nicht zu eng zu takten. Sonst haben Sie kaum Spielräume für störungsfreies Arbeiten, was sich wiederum auf die Effizienz auswirkt. Reservieren Sie Zeiten für Dinge, die Sie routinemäßig erledigen müssen.

Tipp 2: Digitale Dienstplanung

Nutzen Sie zur Personalplanung eine digitale Lösung. Ein digitaler Dienstplan ist einfach zu verwalten und übersichtlich. Sie sehen An- und Abwesenheiten, Überschneidungen oder Lücken auf einen Blick. Je nach Anbieter können Sie Mitarbeitenden auch Qualifikationen zuweisen oder sie direkt im System einzelnen Behandlern und Praxisräumlichkeiten zuordnen. So stellen Sie sicher, dass für jeden Aufgabenbereich immer genügend Personal bereitsteht. Auch rollierende Arbeitszeiten oder außerordentliche Verfügbarkeiten können berücksichtigt werden. Langwierige Absprachen in der Praxis vor Ort entfallen. Zu den gängigen Dienstplan-Softwaresystemen für Arztpraxen gehören beispielsweise Sieda und Papershift.

Tipp 3: Automatisierung von Termin­verwaltung und Erinnerungen

Auch bei der Organisation der Sprechstunde kann eine Digitalisierung viel Zeit (und Nerven) sparen. Terminbuchungs-Tools bieten viele Vorteile: Mitarbeitende verbringen weniger Zeit am Telefon, Patienten können ihren Arzttermin jederzeit und von überall buchen und werden automatisch daran erinnert. Dadurch reduzieren Sie Ausfallzeiten und verhindern vergessene Termine. Die Anwendung zur Online-Terminbuchung können Sie in Ihre Website integrieren oder Portale wie Jameda, Doctolib, Doctena oder Samedi nutzen. Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters ggfs. darauf, dass unterschiedlich lange Terminslots und individuelle Sprechzeiten für Privat- und Kassenpatienten festgelegt werden können.

Tipp 4: Digitale Patientenakten und Echtzeit-Zugriff

Ersetzen Sie Papierakten durch digitale Patientenakten. Dies ermöglicht einen schnelleren und unkomplizierten Zugriff auf relevante Informationen, egal ob Sie sich in der Praxis oder unterwegs befinden. Mit einem elektronischen System können Sie einfacher Patientendaten verwalten, Befunde einsehen und Ergebnisse schnell an Zuweiser oder andere Ärzte, wie zum Beispiel Radiologen oder Strahlentherapeuten, übermitteln.

Tipp 5: Telemedizinische Lösungen nutzen

Integrieren Sie telemedizinische Lösungen in Ihre Praxis. Indem Sie Patienten die Möglichkeit geben, Sie online zu konsultieren oder unkritische Ergebnisse per Videokonferenz zu besprechen, können Sie einige vor Ort-Termine ersetzen und so Ihre Effizienz steigern. Dies gibt Ihnen Raum, sich in den Praxissprechstunden intensiver um komplexe oder beratungssensible Fälle zu kümmern.

Tipp 6: Standardisierte Patientenaufklärung

Erstellen Sie standardisierte Aufklärungsunterlagen für häufige urologische Untersuchungen und Behandlungen. Indem Sie die Patientenaufklärung vorab digital oder schriftlich bereitstellen, können sich Patienten bereits im Vorfeld mit den relevanten Informationen vertraut machen. Dies spart Zeit während des Arztbesuchs und fördert das Verständnis für die medizinischen Maßnahmen.

Tipp 7: Outsourcing von Buchhaltung und Abrechnung

Administrative Aufgaben wie Buchhaltung und Abrechnung können viel Zeit in Anspruch nehmen. Durch die Auslagerung dieser Tätigkeiten an spezialisierte Dienstleister oder Mitarbeiter mit entsprechender Expertise können Sie sich auf Ihre Kernkompetenz – die medizinische Versorgung – konzentrieren. Dies spart Zeit, die Sie für abrechenbare Tätigkeiten für Ihre Patienten aufwenden können, und reduziert Fehlerquellen.

Tipp 8: Patientenfeedback einholen

Bitten Sie Ihre Patienten um Feedback zur Praxisorganisation und zum Behandlungsablauf. Nutzen Sie Umfragen oder Gespräche, um wertvolle Rückmeldungen zu erhalten. Anhand des Feedbacks können Sie gezielt Verbesserungen vornehmen und Ihren Praxisbetrieb kontinuierlich optimieren.

Tipp 9: Aufgaben ordnen und priorisieren

Kombinieren Sie Aufgaben, bilden Sie Arbeitsblöcke und arbeiten Sie diese am Stück ab – so fällt nur ein einziges Mal Zeit zur Vorbereitung an. Das betrifft beispielsweise die Bearbeitung von Post und E-Mails, das Scannen von Befunden, das Ausstellen von Folgerezepten und die Archivierung von Patientenakten. Priorisieren Sie Aufgaben, indem Sie wichtige und unwichtige von dringenden und nicht dringenden Aufgaben unterscheiden. Delegieren Sie Dinge, die nicht wichtig sind, an Ihr Praxispersonal und hinterfragen Sie regelmäßig, ob Aufgaben gestrichen werden können.

Tipp 10: Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen

Prüfen Sie, welche weiteren digitalen Tools sich für Ihre Praxis eignen, um den Aufwand für administrative Aufgaben zu senken. Auf der Website der Apobank können Sie sich zu diesem Thema Ratgeber herunterladen. Die zweiteilige Reihe „Digitalisierung in der Praxis“ gibt viele praktische Tipps, die Ärztinnen und Ärzten dabei helfen, effizienter zu werden und sich zukunftssicher aufzustellen – zum Beispiel zur papierlosen Praxis, zur digitalen Kommunikation mit Kollegen und Patienten und zur KI-gestützten Diagnosefindung.

Quellen und weiterführende Informationen (zuletzt aufgerufen am 01.08.2023):
1.    Pressemitteilung Marburger Bund
2.    Impulspapier DIHK
3.    Pressemitteilung Virchowbund
4.    Virchowbund – Praxis KnowHow
5.    AOK
6.    Apobank